Todo acto protocolario se apoya en un esquema. Con muy pocas variaciones, en todos ellos habrá que ir cubriendo etapas según se va desarrollando. ¿A qué nos referimos? ¿Qué son estas etapas?
1.Recibimiento de invitados
A los actos acuden los invitados. Y un buen organizador de actos pautará la llegada de los invitados generales, los invitados VIP o el invitado de honor. Habrá pues que distinguir entre unos y otros; buscar el lugar para ordenar las líneas de saludo, si hubiera necesidad de ello; decidir quien recibe a quien: entre los anfitriones y en función de los invitados.
2.Ordenación de los asistentes
Dependiendo del tipo acto, tendremos que decidir qué grado de protocolización vamos a aplicar:
-máximo (un sitio y sólo uno para cada uno de los invitados);
-medio (espacios reservados para determinados grupos: jurado,premiados, familiares, empresa,…);
-mínimo (no se protocoliza el espacio y cada invitado es libre deelegir el sitio).
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3. Explicación del motivo que nos reune
Hay que explicar a los invitados qué es a lo que han venido. A veces vale con hacerlo a título propio, pero otras veces hay que dejar que sean más de una persona las que detallen los pormenores, desde diferentes perspectivas.
4. Ejecución del hecho motivo del acto protocolario
Es decir, llevar a cabo aquello para lo que hemos convocado a los invitados:
-inaugurar,
-poner la primera piedra,
-entregar un premio,
-descubrir una placa,
-firmar en los Libros de Honor,
-visitar una fábrica
-o cualquier otro.
5. Discursos
Las intervenciones tanto del anfitrión como de otros invitados dan realce al acto. Quien convoca puede querer que su invitado de honor le acompañe en esta fase del acto con un discurso relativo al motivo que allí les reúne. ¿Cuántas intervenciones? Dependerá del acto, de los deseos del anfitrión y de las diferentes circunstancias en cada caso. Ahí hay una labor de diseño del acto que debe hacerse conjuntamente con la dirección -el anfitrión-, el departamento de organización y el de protocolo. Si se decide incluir varios discursos o intervenciones, se pautarán por el orden protocolario.
6. Encuentro entre anfitriones e invitados
Raro es el acto que no acabe con los invitados, copa en mano. No sólo es una costumbre muy española, es que, además, hay que ofreer a anfitriones e invitados la posibilidad de verse, hablar y compartir. Es el único momento, en que pueden hacerlo con tranquilidad y, sobre todo, es la manera de hacerles partícipes de aquello que motiva el acto. Ya sea vino español o cóctel, cena o almuerzo, hay que preverlo.
7. Despedidas
Los invitados no deben irse sin ser despedidos. Igual que se les saludó al llegar deben ser despedidos a su marcha. Se repetirá el reparto de papeles entre los anfitriones para poder atender a los invitados de la mejor manera posible.
8. Foto a transmitir
Es fundamental buscar una buena imagen. Para ello, los organizadores del acto protocolario, acompañados del fotógrafo a quien se vaya a encargar el reportaje fotográfico, deberían recorrer el local o lugar del acto para buscar el mejor punto de foto. Al menos hay que asegurarse una buena “foto de familia” y eso requiere un buen sitio ¡y una buena preparación!
