La planeación de eventos es muy compleja. Eso es todo.
La planeación de eventos y la organización de una reunión pequeña con solo cinco participantes puede ser bastante retadora, especialmente si es tu primera vez.
Entonces, imagina planear un concierto gigante con un reconocido DJ como artista principal y 100,000 asistentes. ¿Puedes imaginar el dolor de cabeza?.
Sin embargo, aunque la planeación de eventos puede ser realmente retadora, también puede ser emocionante y valioso. Además, una vez que lo domines, la planeación de eventos no será exactamente ciencia espacial, y si conoces los secretos, incluso la planeación de un evento gigante puede ser pan comido.
Aquí, te compartiremos estos secretos, y aunque cada evento es único, en esta guía te sugerimos algunos tips prácticos y mejores prácticas que puedes seguir para cualquier evento.
Con esto dicho, aquí tienes algunos de los tips más importantes que puedes probar de inmediato para construir un evento exitoso:
1. Comienza lo antes posible
La regla de oro de la planeación de eventos es empezar tan pronto como puedas.
Si tu evento es relativamente grande (por ejm. más de 500 asistentes), entonces, siendo realistas, deberás empezar a planear el evento con mínimo cuatro meses de anticipación, pero lo ideal sería empezar con seis meses de anticipación.
Incluso para los eventos más pequeños, intenta planear el evento con al menos un mes de anticipación.
Un evento, como sabemos, puede involucrar a muchas partes, así que al planear con anticipación, tendrás más opciones para los diferentes elementos del evento: opciones de venue, opciones de oradores/talentos, opciones de patrocinio, opciones de marketing, etcétera.
Entre más opciones tengas, mayor será la posibilidad de que puedas lograrlo.
2. Decide los propósitos y metas de tu evento
Antes de que te comprometas a planear un evento, es muy importante responder las preguntas más importantes:
¿En primer lugar, por qué estás organizando este evento?.
¿Cuál es el propósito del evento? En algunos casos, pareciera obvio, pero en otros, puede que no lo sea.
Con base en el propósito del evento, puedes decidir qué tipo de evento vas a organizar, pero especialmente te ayudará a dictar los objetivos del evento.
Si, por ejemplo, este evento está planeado para apoyar el lanzamiento de un nuevo producto, entonces los objetivos pueden ser:
- 1,000 seguidores en la nueva página en redes sociales del nuevo producto.
- 1,000 interacciones y engagements en redes sociales.
- 1,000 pre-órdenes del producto lanzado.
Etcétera.
Establece tus objetivos con métricas cuantificables, para que puedas medir tu progreso para alcanzarlas, y también asegurando a tu equipo que son alcanzables.
3. Establece pronto tu presupuesto
Hemos mencionado la importancia de planear tu evento tan pronto como sea posible, pero es especialmente importante estimar tu presupuesto tan pronto como puedas.
Tu presupuesto dictará muchos elementos diferentes de tu evento, así que aunque no tienes que tener todo escrito en piedra, es importante al menos tener una idea de la estimación de tu presupuesto antes de planear cualquier otra cosa.
Algunos de los elementos críticos que debes incluir en tu presupuesto son:
- Venue: tanto el costo del alquiler como el seguro requeridos. Para eventos virtuales, puedes omitir esta parte.
- Catering: todos los costos relacionados con comida y bebida.
- Decoración: el mismo nombre lo explica.
- Entretenimiento: oradores, talentos, performers, expositores, etc. Además, considerar los costos de viaje y los costos de acomodación.
- Marketing: considera cómo vas a promocionar tu evento y en qué canales.
- Software: software de gestión de eventos, software de ticketing de eventos, CMS, etc.
- Costos de mano de obra: staff y voluntarios, incluído sus acomodaciones.
- Contingencias: muy importante. Aparta al menos el 20% de tu presupuesto para contingencias, para evitar sorpresas en el camino.
Una vez que hayas asegurado algunos proveedores, asegúrate también de actualizar tu presupuesto con tus gastos actuales. Esto te ayudará a evaluar el performance del evento.
4. Identifica a tu audiencia objetivo
Otro factor muy importante a considerar pronto es definir y entender quienes son tus asistentes objetivo.
Puedes definir a tu audiencia objetivo basado en tus propuestas y objetivos para el evento, o al contrario: identificar los objetivos del evento basado en tu audiencia objetivo.
Sin embargo, intentar reunir tanta información como sea posible sobre tus asistentes objetivo: datos demográficos, comportamiento, y especialmente qué motiva a tu audiencia para potencialmente visitar tu evento.
Por otra parte, también intenta identificar obstáculos potenciales que podría hacer que estos se registren a tu evento y/o escojan eventos de la competencia.
5. Escoge el venue ideal
Para los eventos en persona, la selección del venue puede literalmente, hacer o destruir tu éxito.
Si es un evento recurrente, entonces la fecha en la que el evento podría estar ya establecida, así que tus opciones de venue podrían estar limitadas. Sin embargo, si se trata de un evento nuevo y/o tienes suficiente margen de maniobra para decidir la fecha del evento, entonces deberías considerar los siguientes factores:
- De nuevo, si este es un gran evento, asegúrate de que tengas al menos 4-6 meses de antelación para planear el evento, entre más mejor.
- En la mayoría de los casos, evitar los periodos de vacaciones de la escuela, puesto que, los venues tienden a ser más costosos en estas épocas.
- Presta atención a los festivos nacionales y religiosos
- Revisa las fechas con tus oradores clave, invitados VIP, y otros participantes clave.
Una vez que hayas decidido la fecha del evento (al menos, un rango de tiempo aproximado), entonces puedes empezar a investigar venues potenciales.
Aquí tienes algunas consideraciones al escoger el venue ideal para tu evento:
- Tamaño: dependerá del número de asistentes que estés planeando invitar. También, considera si necesitarás salas separadas dependiendo del tipo de evento.
- Ubicación: si es un evento local, entonces tu venue debe estar ubicado lo suficientemente cerca a los hogares o sitios de trabajo de tus asistentes objetivo. Si estás planeando atraer asistentes de otras ciudades/países, asegúrate de que el venue sea lo suficientemente cerca al aeropuerto y estaciones.
- Parking: el venue tiene un gran espacio para parquear y/o es de fácil acceso con el transporte público.
- Accesibilidad: escoge factores de accesibilidad, como baños para todos los géneros, entradas y elevadores accesibles, intérpretes, entre otros.
- Seguro: si necesitas comprar un seguro adicional, lo cuál puede añadirse al costo total.
- Acústica: las condiciones acústicas del venue, especialmente importante para conferencias y sesiones de conferencias magistrales.
- Costos: no necesita explicación, pero también considera los costos escondidos y los fees de posible cancelación.
6. Crea un plan del evento escrito
Una vez que hayas estimado tu presupuesto y hayas establecido al menos un timeline aproximado para tu evento, entonces debes desarrollar un plan de evento escrito como un roadmap para el éxito de tu futuro evento.
Tener un plan del evento exhaustivo ayudará significativamente a gestionar a tu equipo y coordinar tus voluntarios, y también puedes ayudar a asegurar tus talentos y patrocinios.
El plan del evento debe cubrir los siguientes elementos del evento:
- Venue
- Logística
- Gestión de catering.
- Oradores/talentos
- Presentadores
- Horario/timeline
- Entretenimiento
- Plan promocional
- Gestión de registro
- Entertainment
- Promotion plan software de registro de eventos, pago de eventos, tracking, check-in on-site)
- Plan y gestión de sponsorship
- Responsabilidades de los voluntarios
Dependiendo del evento, también puedes añadir elementos al plan del evento, y también debes considerar el desarrollo de un timeline/horario que acompañe el plan del evento.
No te olvides de todos los detalles, como, contratos requeridos, políticas de los seguros, permisos, y la logística de cada elemento. Si ya has organizado eventos previos, especialmente de un tipo similar, también puedes usar los datos y la documentación pasada para crear este plan de evento.
Incluso si tu equipo es bastante pequeño, o incluso si estás planeando organizar el evento tú mismo, no subestimes la importancia de tener un plan escrito, lo cual puede ayudarte a hacer malabares con diferentes elementos del evento y asignar responsabilidades.
7. Crea una marca fuerte
Uno de los principales retos de la organización de un evento es asegurar de que sobresalga entre la competencia.
Así que, no subestimes la importancia de tener un nombre para el evento que sea único y fácil de recordar. Escoge un tema general para el evento, luego haz una lluvia de ideas para crear un nombre de marca fuera, mientras consideras:
- ¿Cuál es tu propuesta de valor única (UVP)? ¿Qué te diferencia de los demás eventos en tu nicho?
- ¿Cuáles son los propósitos y objetivos del evento? (Como discutimos anteriormente)
- ¿Cuáles son los principales componentes de tu evento?
- Revisa los nombres de otros eventos, especialmente el de tus competidores directos
- Asegúrate de que el nombre del evento sea fácil de pronunciar y recordar, pero que sea único al mismo tiempo
- Crea un logo único y fuerte que acompañe el nombre del evento
- No es obligatorio, pero también puedes crear un “tagline” para tu evento, un slogan corto pero único que describa de qué se trata tu evento.
8. Establece tu equipo del evento
Si vas a planear un evento sólo, entonces puedes omitir esto. Sin embargo, siempre es mejor compartir la carga con otros, incluso si el evento es relativamente pequeño.
Un equipo de eventos no debería ser demasiado grande, pero es crucial designar un manager del evento/project manager (si no eres tú) que lidere y supervise al equipo entero.
Asigna roles y responsabilidades a diferentes personas de tu equipo. Si es un equipo bastante pequeño, puedes dejar que una sola persona tome distintos roles.
Aquí tienes algunos de los roles más comunes en un equipo de eventos:
- Gestión del venue: lidiar con todo lo relacionado al venue, incluído ser una persona de referencia para los oradores y patrocinadores cuando estén en el venue
- Oradores/talentos: asegurar los talentos y atender sus necesidades
- Catering: hacerse cargo de la comida y las bebidas
- Publicidad/marketing: cómo vas a promocionar tu evento.
- Gestión del staff/voluntarios: gestionar el aspecto de recursos humanos de tu evento.
Al asignar roles a los diferentes miembros del equipo, le das responsabilidades a cada miembro del equipo, y esto, mejora la productividad y aumenta las posibilidades de éxito del evento.
Tener una plataforma confiable de gestión de eventos como Eventtia también te ayudará a gestionar al equipo completo, delegar tareas, y monitorear el progreso de cada miembro del equipo de acuerdo con sus responsabilidades.
9. Conseguir patrocinios
Construye una lista de los sponsors objetivo que quisieras que apoyarán tu evento.
Lo mejor es realizar una investigación exhaustiva sobre cada una de estas compañías. Recuerda que el sponsorship es un trato de dos vías. Debes intentar descubrir cómo pueden beneficiarse ellos de tu evento, en lugar de simplemente enfocarte en tu propio beneficio.
Trata de que los sponsors:
- Hayan patrocinado un evento antes, para asegurarte de que entienda el valor de patrocinar un evento.
- Tengan una audiencia similar a la tuya, no tiene que ser un fit perfecto, pero tener clientes en común definitivamente ayuda.
- Ofrezcan servicios complementarios a los que tu negocio/evento ofrece.
Con base en tu búsqueda, adapta propuestas personalizadas con paquetes de sponsorship personalizados. No tengas miedo de ser creativo y ofrece beneficios de sponsorship únicos cuando sea posible.
10. Crea un plan de marketing
No importa qué tan bien hayas planeado tu evento: asegurar el mejor venue, un orador top en la industria, el mejor entretenimiento, etcétera, tu evento está condenado al fracaso si no puedes asegurar suficientes asistentes.
También es crucial considerar cómo vas a vender tu evento, y en el marketing de eventos, es mejor dividir tus esfuerzos de marketing en cuatro fases:
- Pre-lanzamiento: puedes lanzar campañas “save the date” en redes sociales, marketing de email, y otros canales para empezar a hacer ruido para tu evento.
- Early bird: vender entradas tipo “early bird” puede construir awareness y también asegurar algún flujo de dinero.
- Anuncio principal: anunciar a los oradores principales o principal.
- Anuncios adicionales: anunciar otros oradores, sesiones de temas atractivas, etc.
- Último llamado: última oportunidad para obtener las entradas al precio “early bird”.
- Cierre del registro: fin del registro.
- Post-evento: campañas de agradecimiento, envío de encuestas post-evento, etc.
Puedes usar varios canales para vender el evento: anuncios publicitarios, marketing en redes sociales, enviar comunicados de prensa del evento, marketing, etc.
Sin embargo, el mejor enfoque es diseñar tus esfuerzos de marketing en base a tus asistentes objetivo: su comportamiento online, como se enteran de los nuevos eventos, qué canales frecuentan, etc. Así que, de nuevo, realiza una investigación de mercado exhaustiva y reúne tanta información como sea posible.
Para terminar
Aunque la planeación y organización de un evento exitoso puede ser retadora, los 10 tips que hemos compartido pueden ser una base sólida para que planees tu próximo evento de forma exitosa.
Sobre todo, el secreto de la organización de un evento exitoso es entender supremamente bien a tus asistentes objetivo: entre mejor entiendas cómo puedes entregarles valor, será más probable que puedas entregarles un evento “perfecto” y mayores serán las posibilidades de éxito.
