Fases de un evento
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Si quieres organiza una buena celebración, debes conocer las fases de un evento para lograr que sea un éxito para tus invitados, haciéndolo inolvidable. Conoce su organización para realizarla como un profesional de forma sencilla.
El objetivo de los eventos es comunicar un mensaje para llegar al objetivo empresarial, siendo clientes, proveedores o incluso, los propios trabajadores. A nivel personal, el organizador comparte su felicidad con los invitados, bodas, fiestas, aniversarios,… Por lo tanto, es esencial valorar las fases de un evento para organizarlo con garantías, buscando la satisfacción de los invitados.
Los eventos son una excelente herramienta de comunicación para las empresas, aportando valor, mejorando la imagen de marca
Organizar un evento demanda un gran esfuerzo que conlleva desarrollar un plan para lograr el objetivo empresarial o personal. Esta gestión implica un ciclo de actividades que se realiza durante el proceso de la celebración: diseño, planificación, organización, ejecución y evaluación.
Partes de un evento
Puedes distinguir tres fases de un evento: previa, desarrollo y post evento.
Pre-Evento
En esta primera fase, debes fijar los objetivos de la organización, estrategias y actividades adaptándolas al presupuesto deseado.
Analizando las necesidades y expectativas de los asistentes, define un listado de tareas para implementarlas en tu organización, estableciendo un cronograma, junto con el responsable de las actividades y tiempo de ejecución.
Después, entrarás en la fase de diseño, cuantificando los recursos necesarios del evento.
Esta etapa inicial se puede dividir en:
- Selección de fechas y duración de los actos.
- Elección del lugar del evento, valorando los locales para eventos.
- Realizar el programa de la celebración.
- Diseño del programa para los asistentes.
- Planificación.
- Cierre del presupuesto.
Evento
En esta fase, cuenta con la producción del evento, haciendo la planificación fijada con anterioridad. Consiste en coordinarlo para que las actividades se ejecuten de forma correcta, evitando incidentes:
- Contacto con los proveedores de productos y servicios.
- Envío a los hoteles del listado de invitados.
- Entrega de merchandising y documentación a los asistentes.
- Montaje de stands y salas en los días previos al acto.
- Ensayo general con un día de antelación para que salga perfecto.
- Control de calidad y desarrollo del evento, realizando encuestas entre los participantes.
Post Evento
Al finalizar la celebración es necesario hacer actividades de cierre, marcando indicadores de calidad para evaluar el resultado a través de las encuestas de satisfacción:
- Recogida del material.
- Desmontaje de salas y stands.
- Agradecimientos al equipo de trabajo, ponentes y asistentes.
- Valoración de la calidad y atención prestada.
- Evaluación de check list, cronogramas y timings.
- Revisión de las encuestas.
- Cierre contable con personal y proveedores.
- Informe final del evento, cuantificando los resultados e incluyendo conclusiones.
Como puedes darte cuenta, un evento comienza con muchos días o meses de antelación para lograr que sea un éxito, haciendo una correcta planificación, adaptada a tu presupuesto y objetivos. No te asuste porque con una buena organización, siendo disciplinado con grandes dosis de ilusión, todo saldrá bien, convirtiendo la celebración en un día inolvidable para tus invitados. Recuerda mantener el protocolo en eventos y conoce cómo decorar un evento, siendo un plus para los asistentes.
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