Proceso administrativo empresarial: qué es, etapas y ejemplo (2024)

El proceso administrativo empresarial tiene como finalidad marcar la pauta dentro de tu organización, con el fin de establecer el rumbo de cómo se conducirá la empresa. Para ello se tienen que definir los lineamientos que permitan evitar que toda la estructura de la compañía dedique tiempo y esfuerzo en actividades que no son productivas en términos de rentabilidad.

La implementación de este tipo de procesos agiliza todas las etapas administrativas de una empresa para realizarlas en el menor tiempo posible, con la mejor calidad y eficacia a través de la tecnología.

Este proceso tiene su origen en Henry Fayol, ingeniero francés, quien tras 50 años de desempeñarse como gerente de una empresa minera, publicóen 1916su libroAdministración industrial y general, que hoy es considerada como una de las teorías más importantes en el ámbito de la administración.

Por ejemplo, a través de este proceso se pueden agilizar flujos de trabajo como la facturación y cobranza, sobre todo cuando se gestionan varios proyectos o clientes. Funcionan muy bien para mantener un registro sobre las horas laboradas de cada uno de tus colaboradores, lo que te permitirá realizar mediciones de la productividad y del rendimiento de tu compañía.

Estos ayudan a que tus directivos, administradores o gerentes puedan realizar debidamente su trabajo y con mayor productividad, al ofrecerles información medible y confiable sobre el grado de cumplimientos de las metas trazadas dentro del proceso administrativo y cómo estas se reflejan en términos de competitividad para tu empresa.

Importancia del proceso administrativo en las empresas

Los procesos administrativos cumplen un papel relevante en la dirección de una compañía, ya que marcarán los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos por la dirección en un periodo determinado. Además de que se tendrán los elementos para una mejor toma de decisiones.

Esto permitirá a tu organización dictar un rumbo y medir el grado de eficiencia alcanzado respecto a tus metas. Esto significa una reducción en los recursos consumidos, al redistribuir esos ahorros para implementarlos en alguna otra área de la compañía que necesitetu atención y evitando gastos superfluos.

Asimismo, al contar con un plan estructurado, tu empresa podrá disponer en todo momento de una planificación a futuro, toda vez que al considerar los posibles escenarios se encontrarán ya estipuladas las acciones a seguir en corto, mediano o largo plazo.

En muchos de los casos también supone un incremento en la productividad, ya que mejora la coordinación entre los miembros de tu equipo de trabajo, evitando que aparezcan sucesos que rompan los esquemas directivos. Por ende, reducirá el número de medidas improvisadas que se puedan establecer y redunden en la toma de decisiones incorrectas para el funcionamiento de la empresa.

1.Elementos mecánico o de estructura

En este punto es donde se fijan los objetivos y metas de la empresa. Se incluyen los medios por los cuales pretendes alcanzar esas metas y la ruta de acción, a través de un plan que contenga de manera integral y objetiva las principales actividades que se realizarán.

Tienen que ver con los elementos dentro del modelo de negocios, que van desde quién es la audiencia, los métodos para atraerla, qué ofrece la empresa hasta cómo hacer llegar dicha oferta al mercado.

2.Elementos dinámicos u operativos

Aquí ponesen ejecución la maquinaria interna de la compañía, siendo tus colaboradores los principales responsables de la realización del plan; así aseguras el correcto funcionamiento de tu empresa.

Los elementos tienen que ver con los procesos, flujos de trabajo, organigrama, mandos, áreas, equipos de trabajo, etcétera.

3. Elementos de producción

Tienen que ver con la cadena de suministro: va desde lo que tu compañía requiere para operar y producir hasta tu rol dentro de una cadena productiva en la economía de tu localidad o país.

Los elementos tienen que ver con materias primas, transporte, inventarios, canales de distribución, tiendas físicas o en línea, entre otros.

4. Elementos humanos

Se refieren a todo lo que tiene que ver con las personas y la interacción de tu organización con ellos. Contempla a todas tus partes interesadas, con un especial enfoque en tu talento humano, que es el elemento principal que debes administrar y gestionar para que tu empresa se diferencie del resto de la competencia.

En esta etapa es de vital importancia mantener una correcta motivación y comunicación dentro de las diferentes áreas, de manera tal que que te permitan corregir las diferentes dificultades que se puedan presentar.

5. Elementos de información

Aquí se considera a los elementos intangibles que cada vez son más importantes en el mundo empresarial; es decir, los datos, indicadores, métricas, analítica, comportamientos de consumo y demás información que tengas a la mano y que se deba gestionar para fortalecer tu organización.

1. Planificación

En esta etapa defines los objetivos que esperas alcanzar, así como las estrategias a establecer para llegar a ellos. Debe realizarse un documento del plan a seguir, en el que se incluirán todas las actividades futuras del proceso administrativo, así como los plazos y tiempos que debe cumplir cada área de tu compañía.

La planeación es fundamental para que tengas un panorama correcto del comportamiento de tu negocio, así tendrás orden, seguimiento y verificación de las acciones. Puedes considerar políticas, procedimientos, flujos de trabajo, presupuestos y todo lo que afecte positiva o negativamente al interior de tu organización y a su operación exterior. Para esta etapa te puedes preguntar: ¿cómo se va a realizar y qué hacer?

2. Organización

Aquí debes establecer quién, cuándo y cómo se realizará cada tarea propuesta en la etapa de planificación, ya sea mediante la conformación de grupos de trabajo o la asignación de tareas individualizadas en función de sus habilidades y capacidades.

Cada área de trabajo debe dar cumplimiento con base en el plan trazado por la directiva, para que cada eslabón de la empresa se desarrolle de manera sincronizada. Debes dotar las herramientas necesarias para las asignaciones que les correspondan dentro del plan administrativo.

Como ya tienes a la vista los procesos y flujos de trabajo, puedes organizar funciones, niveles, mandos, entregas, equipos de trabajo, siempre atendiendo los objetivos. En esta fase puedes preguntarte: ¿cómo se divide el trabajo y quién hace qué?

3. Dirección

En este punto, se designará a un guía, quien se encargará de liderar todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido. Debe apoyar al personal en todo momento ante cualquier necesidad que surja en el proceso y dar solución a las problemáticas que se puedan presentar en el camino.

Aquí puedes establecer diferentes liderazgos alineados con tu plan y lo que has organizado. Puedes implementar códigos y verificar que los equipos tengan una comunicación con sus líderes para que se mantengan motivados. Para esta etapa la pregunta sería: ¿cómo se va a realizar, cómo se debe hacer para alcanzar los objetivos de la mejor forma?

4. Integración

Aunque algunos teóricos hablan de solamente cuatro etapas del proceso administrativo, es oportuno agregar una fase más que tenga que ver con la acción. Esta es precisamente la integración de todo lo demás.

En este caso se tiene una coordinación de lo que contempla el plan, de lo que se ha organizado y de lo que se estableció cómo hacerlo, para ponerlo en marcha. Se contemplan aquí tus estrategias generales y particulares. La pregunta para esta etapa es: ¿qué se hará, quién y con qué lo debe realizar, cuáles serán las estrategias para conseguirlo?

5. Control

Aquí se comienza a supervisar el plan establecido a través de la medición y análisis de una serie de indicadores (por lo general se utilizan los KPI). Es una de las etapas más importantes, ya que la mayoría de las empresas operan en ambientes volátiles, por lo que su recurrente revisión y análisis es relevante para conocer el funcionamiento e impacto de los procesos administrativos implementados. Contribuye a analizar los puntos más altos y los más bajos, sus causas y sus posibles mejoras.

Aquí puedes establecer diferentes filtros de verificación de la calidad en tus productos y servicios, de tus procesos, de tu trato con el cliente, etc. El control te permite fijar estándares de observación, seguimiento y verificación, así como políticas y medidas para corregir el rumbo, si es necesario. La pregunta para esta fase es: ¿cómo se realizó y se hizo bien?

Cómo definir un proceso administrativo en tu organización

Para definir un proceso administrativo dentro de tu organización es necesario realizar una planeación prospectiva. Debes prepararte para el futuro con base en decisiones o circunstancias del presente definidas y lógicas, que te permitan establecer los objetivos generales y particulares para cada área; asimismo, debesdefinir las políticas y programas, y determinar los procedimientos.

1. Realiza un análisis del presente

Antes de implementar cualquier acción, debes realizar un análisis dentro de la empresa, así como su entorno. Para lo cual debes tener en claro qué es lo que deseas mejorar y cómo serán las cosas si se realizan cambios en los procedimientos actuales.

2. Fija los objetivos

La definición de objetivos tanto principales como secundarios es otro punto que debe tenerse claro. Recuerda que los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener un tiempo. Todo el equipo de trabajo tieneque comprenderlos y aceptarlos.

3. Establece premisas

El levantamiento de premisas también debe ser considerado de una manera lógica en el proceso. Debes crear supuestos de qué es lo que pasaría ante situaciones que es probable que ocurran respecto de la situación de la empresa y de su entorno. En suma, de lo que se trata es de tener en cuenta todas las variables que no puedes controlar y que podrían tener algún efecto en la actividad de la empresa y cómo estás preparado para enfrentarlas.

4. Implementa líneas de acción

En este rubro es necesario comenzar a determinar cuáles son las líneas de acción que llevarás a cabo para alcanzar los objetivos propuestos; a partir de ahí debes analizar las fortalezas y debilidades, eligiendo las más adecuadas de acuerdo con tus metas a cumplir.

Ejemplo de proceso administrativo en empresa de ventas en línea

Todo este conjunto de pasos te permitirá llevar a cabo con éxito un proceso administrativo dentro de tu empresa. Puede ser tan flexible y adaptable a las necesidades o áreas en la que necesite ser implementado o en las que desees tener mayor competitividad y rendimiento de tu capital humano y financiero.

Una vez obtenido todo este planteamiento, elabora planes derivados de forma secundaria que aporten al plan general. No olvides cuantificar todo, desde las métricas en el cumplimiento de objetivos y el desempeño de tu capital humano hasta los rendimientos monetarios que estás generando.

Publicado originalmente el 07 de diciembre de 2021, actualizado el 01 de marzo de 2023