La importancia de una buena gestión de inventarios en la empresa (2024)

Los inventarios de una empresa son un aspecto muy importante a tener en cuenta, tanto para las pymes como para las grandes compañías. El hecho de que no se administren correctamente puede generar graves consecuencias, que van desde los problemas financieros (incluyendo la posibilidad de cierre) hasta la insatisfacción de los clientes.

Por ello es necesario controlar al milímetro todo lo referente al inventario de almacén, y la mejor forma de hacerlo es digitalizando todos los procesos a través de un software ERP de logística y distribución.

¿Qué es el control de inventarios de una empresa?

Realizar el inventario de una empresa consiste en llevar a cabo el recuento de existencias de todo lo que esta tiene almacenado, ubicar dónde está cada producto, cuándo ha entrado y cuándo se prevé que va a abandonar el almacén. De este modo se consigue reducir los costes y prevenir los posibles fraudes.

La compañía debe poder confiar en los sistemas de control de inventario para evaluar sus activos actuales, equilibrar sus cuentas y proporcionar informes financieros.

En este sentido, el Director Financiero juega un papel fundamental, y desde Ekon ofrecemos la siguiente guía gratuita para que pueda ampliar su visión y optimizar mejor todos los recursos de los que la empresa dispone.

Gracias a un buen control de inventario se puede conseguir el balance correcto de existencias en los almacenes, cosa que evita que ocurra lo siguiente:

• Perder ventas por falta de inventario. Cuando se lleva a cabo una buena gestión de inventarios en la empresa, se garantiza un mejor servicio al cliente.
• Desconocer qué productos se venden más y cuáles menos. Al eludir esto, además, se evita tener un exceso de inventario que reduzca el espacio en el almacén, se minimizan las pérdidas y se equiparan las ganancias.

Por qué son importantes los inventarios de empresa

Es fundamental que las empresas tengan su inventario bien controlado y ordenado para poder, como hemos dicho, ofrecer un buen servicio al cliente, reducir costes, optimizar espacio y aumentar las ganancias.

Además, el inventario permite tener controlada la mercancía y evaluar periódicamente cuál es la situación económica real del negocio.

Existen diferentes tipos de inventarios de empresa. Entre ellos, los siguientes:

• Inventario de materias primas

Este es el que tiene en cuenta los materiales esenciales que necesita la compañía para poder llevar a cabo la producción.

Saber qué hay en un inventario de materias primas permite llevar un buen control y garantizar el abastecimiento del siguiente paso de la cadena.

• Inventario del material en proceso de fabricación

En este inventario es donde se registran todos los materiales que ya no son materias primas pero tampoco están acabados. Por tanto, los que se encuentran en el punto intermedio entre unas y otros.

El valor económico de estos materiales aumenta conforme la producción avanza. Y el control minucioso de este inventario permite conocer los costes de producción y adaptar los gastos del negocio.

• Inventario de productos terminados

El inventario de productos terminados es aquel en el que se registran todos los productos que, como su nombre indica, han completado su proceso de fabricación y están listos para ser entregados a los clientes.

Además de estos 3 tipos de inventarios de empresa también es importante conocer el inventario de productos en almacenes externos o en tránsito. Y es que saber exactamente con qué cuenta la compañía tiene un valor económico que hace que sea una información imprescindible tanto para el CFO, como para el responsable de compras y el responsable de almacén.

Para poder llevar a cabo un buen control del stock y monitorizar mejor los activos que la organización tiene en sus inventarios, existen diferentes métodos. Por ejemplo:

• El sistema de inventario ABC, que consiste en organizar los productos del almacén con base en la importancia que tienen para la compañía. En él hay que determinar cuáles aportan un mayor beneficio y, por tanto, necesitan más rotación.
• El sistema de inventario continuo o permanente, que consiste en actualizar en tiempo real el stock del que se dispone. Este facilita que se puedan planificar mejor las compras.
• El sistema de inventario periódico, que es aquel en el que se hace un recuento de los productos cada cierto tiempo, normalmente una o dos veces al año. Con este sistema se pasan periodos de tiempo en los que no se sabe con exactitud qué activos tiene la organización en su inventario.

Ventajas de usar los inventarios de la empresa adecuadamente

• Posibilidad de informar al cliente acerca de la disponibilidad de los productos. Esto propicia una mayor credibilidad y forma parte de un buen servicio, que puede favorecer a la compañía en futuras negociaciones.
• Facilidad para cumplir con los plazos de entrega del servicio que se presta, ya que se minimizan las sorpresas e imprevistos.
• Garantía de conocer en todo momento las cantidades de artículos de las que se dispone.

Consecuencias de no llevar un buen control de inventario en la empresa

• Insuficiencia de inventario. Sin las existencias suficientes para vender, no solo se pierden ventas, sino también clientes.
• Robo. Sin el inventario pertinente, si existen sustracciones de material no se sabrá.
• Mermas. Sin llevar un control de inventario, no se podrá descubrir si existen mermas en algún almacén en concreto.

¿En qué consiste la rotación de existencias?

Otro aspecto muy importante de la gestión del inventario de una empresa es la rotación de existencias. Con ella podemos evitar problemas que afecten al stock y, por tanto, aumentar la satisfacción de los clientes y reducir las pérdidas derivadas de, por ejemplo, roturas o caducidad. Además, la rotación permite ir actualizando el almacén y evitar parones en la venta al cliente o incluso en el proceso productivo.

La rotación de existencias puede tener dos definiciones distintas, según el sector en el que se aplique.

Una de ellas nos dice que la rotación de productos consiste en el número de veces que tu inventario del almacén necesita ser repuesto en un periodo de tiempo determinado.

La otra definición hace referencia a la cantidad de veces que un artículo o producto pasa por su proceso comercial. En otras palabras, el número de veces que es pedido por un cliente, sale del almacén, se vende y se cobra, también durante un periodo de tiempo concreto.

Al final, el objetivo es recuperar la inversión inicial hecha para adquirir cada producto, almacenarlo y después gastarlo en la empresa o venderlo, obteniendo un margen de beneficio indirecto o directo.

Cálculos para conseguir una buena gestión de la rotación de existencias

Para gestionar correctamente esta actividad en tu compañía tienes que calcular la tasa de rotación de existencias de cada producto. La fórmula es la siguiente:

• Divide el valor de las referencias vendidas a su precio de coste (al que las compras a tu proveedor) entre el valor promedio de las existencias.

El cociente que se obtiene muestra el número de veces que se renueva el inventario en el tiempo fijado.

También se puede calcular el periodo medio de almacenamiento del stock para saber con exactitud cada cuánto tiempo se repone el almacén. Para hacerlo, se tienen que dividir los 12 meses del año entre el índice que se haya calculado anteriormente.

¿Cómo se interpretan los ratios obtenidos?

Con los cálculos anteriores realizados, se puede llevar a cabo un análisis para entender si es necesario cambiar o mejorar algo en la rotación de productos de la empresa.

Si el ratio obtenido es alto, significa que las ventas también lo son, y a su vez el flujo de trabajo del almacén es mayor y supone un coste más elevado de gestión.

Si el ratio obtenido es bajo quiere decir que los productos tardan más tiempo en reponerse, que no se vende como se debería o que hay un stock excesivo en la empresa. Esto trae como consecuencia un mayor coste de almacenamiento e incluso el riesgo de que algunos artículos queden obsoletos si transcurre mucho tiempo sin que tengan salida.

Lo ideal es encontrar el punto de equilibrio entre almacenar los artículos y utilizarlos o venderlos en un tiempo adecuado.

En definitiva, a la hora de gestionar la rotación de existencias y hacer que juegue en favor de tus resultados, es importante saber cómo realizar los cálculos esenciales y cómo interpretarlos correctamente. Para que llevar a cabo estas operaciones sea aún más fácil, te ofrecemos el software industrial Ekon Cadena de Suministro SCM, una herramienta con la que puedes gestionar tu stock de forma impecable.

Como ves, la buena gestión del inventario de almacén de tu empresa es clave. Por ello, es conveniente que cuentes con las nuevas herramientas tecnológicas que automatizan esta función minimizando errores y reduciendo el riesgo.