El inventario: qué es y cómo hacerlo (2024)

No existe un momento obligatorio para la realización del inventario, más bien dependerá de la organización interna de la empresa, de la funcionalidad y, en algunos casos también, de la temporalidad. Es aconsejable, no obstante, realizar como mínimo un inventario anual.

Esto no significa que la legislación de total libertad al empresario sobre el momento en que debe realizar el inventario. Como mencionamos anteriormente, el empresario tiene cuatro meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio, para elaborar los libros contables. Y, como en la mayoría de los casos el cierre del ejercicio coincide con el año natural, el plazo suele empezar a contar a partir del 31 de diciembre y se extiende hasta el 30 de abril. Normalmente, tiene sentido llevar a cabo un inventario físico cuando la lista de pedidos en espera no es muy amplia o cuando los almacenes están poco abastecidos.

En el caso del comercio minorista, por ejemplo, tendría sentido realizar el inventario justo después de la campaña de Navidad pues ya se ha dejado atrás el estrés de esas fechas y gran parte de las existencias se han vendido. Hay que tener en cuenta, no obstante, que realizar un inventario mientras el negocio está abierto a la clientela es prácticamente imposible. Imagina que durante el conteo de productos un cliente toma un artículo de la estantería donde estabas llevando a cabo el inventario. Esto llevaría al traste todo tu trabajo y te obligaría a empezar de nuevo. Por este motivo, los inventarios se llevan a cabo siempre durante las horas o en los días en los que el negocio se encuentra cerrado. Muchas empresas, de hecho, cesan su actividad por completo durante uno o dos días para hacer un inventario.

Por este motivo, es importante no solo programar una fecha para llevar a cabo el inventario, sino también elaborar un calendario detallado y una estimación real del esfuerzo requerido. ¿Cuántos días y horas necesitarás para hacer el inventario? Para el cálculo del tiempo que emplearás en llevar a cabo esta tarea es mejor que seas generoso. De lo contrario, te quedarás sin tiempo y tus ayudantes deberán realizar horas extras, con el riesgo que esto implica sobre el resultado. Para evitar errores, tanto tú como tus empleados deben realizar un trabajo meticuloso y esto no es compatible con la presión del tiempo.