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Información General
Qué son los documentos administrativos
Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas.
Cuáles son sus funciones
Tienen dos funciones principales:
- Constancia: aseguranla conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.
- Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.
Clasificación de los documentos administrativos
Se pueden clasificar según el tipo de declaración que contienen:
Documentos administrativos de decisión
Contienen unadeclaración de voluntadde un órgano de la Administración.
Se distinguen dos categorías:
Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo.
Resolución:recoge las decisiones de un órgano de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.
Documentos administrativos de transmisión
Comunican la existencia de actos o hechos .
Hay dos clasificaciones:
1.- Por la relación que existe entre elemisor y el destinatario de la información:
Internos: Emisor y destinatario son órganos que pertenecena una misma organización administrativa.
Externos:el destinatario es un ciudadano o un órgano que pertenece auna organización administrativa diferente de aquella en la que está integrado el emisor.
2.- Por sucontenido:
Notificación:comunica al interesado/s en un procedimiento administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos.
Publicación:dar a conocer al interesado/s en un procedimiento administrativo una actuación de la Administración mediante su publicación en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información.
Comunicación:destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento administrativo.
Documentos administrativos de constancia
Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos.
En función del objeto de la acreditación, se puedenclasificar en tres categorías:
Acta: son documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Un ejemplo en la actividad administrativa lo encontramos en el acta de las reuniones de los órganos colegiados.
Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro.
Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo y que acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo.
Documentos administrativos de juicio
Su finalidad es proporcionar a los órganos administrativos asesoramiento, datos, valoraciones y opiniones necesarios para la toma de decisiones.
Los documentos de juicio son generalmente denominados “informes”.
Hay distintas clasificaciones según el criterio utilizado:
1.- Por laobligación de solicitarlos:
Informespreceptivos: es obligatorio solicitarlos porque así lo exige una norma.
Informesfacultativos: no es obligatorio solicitarlos.
2.- Por lavinculación con su contenido:
Informesvinculantes:obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.
Informesno vinculantes: no obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.
3.- Por elórgano que los emite:
Informesinternos: son los emitidos por la misma Administración de la que forma parte el órgano que los solicita.
Informesexternos: son los emitidos por una Administración distinta de la del órgano que los solicita.