Localizar datos de personas: el todopoderoso Google
Recuerdo la primera vez que alguien me habló de un nuevo buscador potente, fácil de usar y muy rápido incluso trabajando con aquellosmódems ruidososque ambientaban las oficinas españolas.Hablo del año 1998y del motor de búsqueda que ahora parece que lleva toda la vida con nosotros: el todopoderosoGoogle.
Y sí, también Google nos puede ayudar a localizar datos de personas de forma rápida, sencilla y gratuita. La única pega es que si el nombre de la persona que buscas es muy común – María Pérez, José García, etc.-, este buscador te mostrará millones de resultados. Otra desventaja de utilizar este buscador para encontrar datos de personas es que “olvida” a aquellas personas que no tienen actividad digital. Así, no te servirá para encontrar datos de clientes o de profesionales que no participen de alguna manera de lasociedad colaborativa digitala la que tan acostumbrados estamos la mayoría de nosotros.
¿Cómo se buscan personas en Google?Muy sencillo, solo tienes que anotar el nombre y el apellido de la persona que buscas (mejor entre comillas).
Localizar datos de personas: los metabuscadores
La mayoría de los internautas están acostumbrados a utilizar solo un motor de búsqueda para localizar información. Pero si lo que necesitas es localizar datos de personas rápida y eficazmente, la mejor opción es que utilices metabuscadores comoDogpileo Startpage.
Se trata de grandes y potentes motores de búsqueda que rastrean los resultados devarios buscadores al mismo tiempo.El único problema que tienen estas herramientas digitales es la cantidad de resultados imprecisos que pueden ofrecerte sobre todo si dispones de pocos datos personales de la persona que intentas localizar.
Localizar datos de personas: los buscadores especializados
¿Sabías que existen motores de búsqueda que se han especializado en localizar datos de personas?Dos ejemplos:
Pipl
Piplproviene de “people” o gente en inglés y es uno de los primerosmotores de búsqueda especializadosen encontrar datos de personas. Su funcionamiento es muy similar al de cualquier otro buscador y, además, no hace falta conocer el nombre de una persona concreta para localizar sus datos, solo tienes que saber algún dato significativo como, por ejemplo, su dirección de correo electrónico, su nombre de usuario en redes sociales, su número de teléfono, etc.
WebMii
Otro de los sitios web favoritos de los empresarios para localizar datos de personas (sobre todo de futuros empleados o directivos) recibeel curioso nombre deWebMii.
Se trata de unbuscador gratuitodisponible en castellano, inglés y francés y que funciona de un modo parecido al de nuestro ejemplo anterior, pero a diferencia de este solo permite buscar datos personales si conocemos el nombre y el apellido de la persona que buscamos.
Localizar datos de personas: Facebook
Tanto Facebook como el resto de redes sociales son estupendosrepositorios de millones de datos de personas de todo el mundo.¿Cómo se buscan datos personales en Facebook? Utilizando la funcionalidad “buscar amigos” que encontrarás en la parte superior izquierda de la pantalla de tu ordenador, móvil o tableta.
Datos estructurados vs. Datos no estructurados
Antes de hablar de los datos no estructurados, es necesario comprender lo que son datos estructurados.
Cuando hablamos de datos estructurados nos referimos a la información que se suele encontrar en la mayoría de las bases de datos. Son archivos de tipo texto que se suelen mostrar en filas y columnas con títulos. Son datos que pueden ser ordenados y procesados fácilmente por todas las herramientas de minería de datos. Lo podríamos ver como si fuese un archivador perfectamente organizado donde todo está identificado, etiquetado y es de fácil acceso.
Es probable que la mayoría de las organizaciones estén familiarizadas con este tipo de datos y ya los estén utilizando con eficacia, así que pasemos a ver los datos no estructurados.
Aunque parezca increíble, la base de datos con información estructurada de una empresa, ni siquiera contiene la mitad de la información que hay disponible en la empresa lista para ser usada. El 80 % de la información relevante para un negocio se origina en forma no estructurada, principalmente en formato texto.
Los datos no estructurados, generalmente son datos binarios que no tienen estructura interna identificable. Es un conglomerado masivo y desorganizado de varios objetos que no tienen valor hasta que se identifican y almacenan de manera organizada.
Una vez que se organizan, los elementos que conforman su contenido pueden ser buscados y categorizados (al menos hasta cierto punto) para obtener información.
Por ejemplo, aunque la mayoría de las herramientas de minería de datos no son capaces de analizar la información contenida en los mensajes de correo electrónico (por muy organizados que estén), es posible que recopilar y clasificar los datos contenidos en ellos nos pueda mostrar información relevante para nuestra organización. Se trata de un ejemplo que ilustra la importancia y la envergadura que pueden llegar a tener los datos no estructurados.
En resumen, mientras que los datos estructurados son como un archivador meticulosamente organizado, fácil de buscar y procesar, los datos no estructurados son como un almacén repleto de objetos valiosos pero desordenados. Ambos tienen su importancia: los datos estructurados para análisis cuantitativos y operaciones eficientes, y los datos no estructurados para desentrañar insights cualitativos y contextuales que podrían pasarse por alto de otra manera.
Ahora que comprendemos la naturaleza y la importancia tanto de los datos estructurados como de los no estructurados, es crucial elegir la base de datos adecuada que pueda manejar eficientemente ambos tipos de datos. La elección de una base de datos no solo depende de la cantidad de información que necesita almacenar, sino también del tipo de información que está manejando.
Ejemplos de bases de datos en la empresa
Las bases de datos son softwares especializados en el almacenamiento de datos de las empresas, de forma ordenada y categorizada por diferentes temas. Estas herramientas, permiten almacenar, ordenar y clasificar grandes cantidades de información empresarial, guardándolas en un disco duro. En la mayoría de las ocasiones, se puede mantener la seguridad de estos datos, creando claves internas de seguridad. Muchos son los ejemplos de bases de datos y, a continuación, veremos algunos de ellos.
Dos de los tipos de bases de datos más utilizadas son las bases “OLAP” y las bases “OLTP”. Las primeras, ordenan y reagrupan los diferentes datos por dimensiones. Un ejemplo de estas dimensiones puede ser el clasificar determinadas informaciones de una empresa por horas, días, meses o años. La principal ventaja de las bases de datos “OLAP” es poder acceder a esta información desde diferentes perspectivas o ángulos. En contraposición, las bases de datos “OLTP”, son transaccionales, es decir, realizan las modificaciones de los datos en tiempo real. Un claro ejemplo de este tipo de base de datos es, las utilizadas por las operaciones comerciales y bancarias.
Uno de los ejemplos de bases de datos utilizados en las empresas sería el elegido por “World data Center for Climate” o “Centro Mundial de datos para el clima”, (WDCC). Actualmente, se considera la más grande base de datos del mundo, ya que puede almacenar hasta 220 terabytes y 6 pentabytes de información añadida. La finalidad de WDCC es almacenar y clasificar datos Geofísicos en todo el mundo para así extraer conclusiones, simulaciones y predicciones climáticas.
Habiendo discutido la importancia de elegir la base de datos adecuada y cómo diversas empresas están implementando soluciones de almacenamiento, es crucial entender que la gestión de datos no se detiene en las operaciones de negocio o en las bases de datos transaccionales. Se extiende a todos los ámbitos de la empresa, incluida la gestión de recursos humanos.
Pasemos ahora a ver cómo la digitalización de los datos del personal puede hacer que las operaciones de RR.HH. sean más eficientes, seguras y acorde con las normativas.
Gestión y digitalización de datos de tus trabajadores
La digitalización del expediente
La digitalización consiste en la transformación de un documento en formato físico a otro en formato digital. Además del escaneo, hay que usar herramientas que permitan acreditar que los documentos digitales tienen la misma validez que los documentos físicos. El proceso suele ser el siguiente:
Se trabaja con el expediente de un empleado cada vez.
Una vez reunida la información se quitan grapas, clips y cualquier elemento que pueda obstaculizar el escaneo.
Una herramienta OCR se encarga de trasformar la imagen captada por el escáner en un documento de texto, creando una base de datos que se podrá consultar y editar fácilmente. Este paso es fundamental, puesto que la digitalización por sí sola no es suficiente, es imprescindible que los datos guardados sean accesibles para quien deba trabajar con ellos en el futuro.
Después de tener todos los documentos en formato digital es aconsejable hacer una copia de seguridad de los mismos. Y proceder después a la eliminación controlada y segura de la información en papel. En algunos casos, la empresa puede decidir mantener en papel ciertos documentos, pero el volumen de los mismos descenderá considerablemente.
Software Solpheo Suite para la digitalización de expedientes laborales
La herramienta Solpheo Suite, de Kyocera, es de gran ayuda para abordar este proceso, permitiendo una digitalización certificada que permitirá acreditar frente a la administración pública que los documentos en formato digital son equivalentes en validez legal a los originales. Este software incluye todo lo necesario para que el proceso de digitalización sea un éxito
Con este proceso bien gestionado, a la empresa le resulta más sencillo cumplir con la normativa de protección de datos, teniendo en cuenta que toda la información, sensible o no, se encuentra en un formato digital. Esto no solo dificulta el acceso de terceros, sino que, además, en caso de producirse una intromisión, se tendrá constancia de ello y se podrá cursar la correspondiente denuncia. Al proteger adecuadamente los datos, la empresa no solo reduce el riesgo de vulneración de la información, sino que evita también las multas que establece la normativa sobre protección de datos si no se aplican las pautas de seguridad exigidas.
Por otro lado, en lo que concierne a la productividad, la digitalización de los expedientes laborales hace que el trabajo del departamento de recursos humanos sea mucho más ágil y rápido. Cualquiera con los permisos necesarios para acceder a los datos puede realizar búsquedas en el sistema y encontrar, en apenas unos segundos, la información que necesita. Además, varios empleados podrán trabajar simultáneamente con el mismo expediente, reduciendo así el tiempo necesario para realizar ciertos trámites.
Una vez que iniciado el proceso de digitalización, todos los procesos de documentación son más rápidos y sencillos, puesto que en la mayoría de los casos bastará con crear el documento en formato digital desde el principio. La reducción del volumen de papel implica también una reducción del gasto en material de oficina, lo que contribuye a su vez a hacer una gestión del proceso de compras que sea más eficaz.
En resumen, la gestión eficaz de datos, ya sean estructurados o no, y la digitalización de expedientes laborales son pilares fundamentales para el éxito y la seguridad de cualquier empresa moderna. Al unir tecnología y estrategia, las organizaciones pueden alcanzar nuevos niveles de eficiencia y cumplimiento. El futuro es digital, y prepararse adecuadamente es imperativo.
Si estás buscando optimizar tus métodos de recopilación y análisis de datos, no busques más. En Kyocera, somos expertos en proporcionar soluciones de datos seguras, efectivas y conformes a la ley. Contáctanos hoy para descubrir cómo podemos ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales de la manera más eficiente y ética posible.
